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【郵件歸檔】- 安全方便易管理

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郵件歸檔,是主要解決郵件在完成發(fā)送后的存儲(chǔ)、檢索、保密性及法律效力的問題而被提出的,根據(jù)企業(yè)用戶需求,對(duì)全域用戶收發(fā)郵件進(jìn)行在線文檔、長(zhǎng)期保留并允許實(shí)時(shí)搜索與訪問,實(shí)現(xiàn)歷史郵件可追溯可查詢。

隨著企業(yè)信息化加速,企業(yè)信息管理成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展關(guān)注的問題,在近幾年企業(yè)郵箱市場(chǎng)行業(yè)發(fā)展中,郵件歸檔隨著企業(yè)通信信息存儲(chǔ)管理和法律要求下,逐漸成為郵件通信中重點(diǎn)關(guān)注熱點(diǎn)之一。

 

郵件歸檔,滿足信息管理和法律規(guī)范,大勢(shì)所趨

2008年6月28日,國(guó)家財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,自2009年7月1日起在上市公司范圍內(nèi)施行,鼓勵(lì)非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。規(guī)范要求:企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進(jìn)信息的集成與共享,充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲(chǔ)存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制,保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行(摘自《規(guī)范》第四十一條)。

隨著各國(guó)政府一系列法規(guī)的出臺(tái),對(duì)企業(yè)的電子郵件歸檔做出了明確規(guī)定。這意味著企業(yè)必須很好地管理和保留企業(yè)所有的電子郵件,以應(yīng)對(duì)未來的電子郵件查詢需求,不然很可能給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí),隨著IT系統(tǒng)成為提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理效率及核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要推動(dòng)力之一,郵件通信作為企業(yè)日常溝通的基礎(chǔ)工具,勢(shì)必需要滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和效率的提升。如何通過企業(yè)郵件的歸檔應(yīng)用,減少企業(yè)郵件存儲(chǔ)成本,快速實(shí)現(xiàn)郵件的備份和檢索查詢,合理利用企業(yè)郵件資源及價(jià)值,是大多數(shù)企業(yè),特別是對(duì)于信息安全性較高或者中大型規(guī)模企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。因此,企業(yè)郵箱歸檔,勢(shì)在必行。

 

263企業(yè)郵箱歸檔,貼近用戶需求,方便易管理

263企業(yè)郵箱歸檔推出,是結(jié)合用戶需求出發(fā)的,郵件歸檔的功能設(shè)置和操作,也是基于前期的客戶應(yīng)用調(diào)研積累進(jìn)行研發(fā)的,因此在功能使用和應(yīng)用操作上,更方便、安全、快速易管理。

 

263企業(yè)郵箱歸檔功能設(shè)計(jì)主要從數(shù)據(jù)安全、實(shí)時(shí)歸檔、郵件檢索三個(gè)方面重點(diǎn)展開。

在數(shù)據(jù)安全方面,針對(duì)企業(yè)郵箱管理員設(shè)置雙重密碼保護(hù)功能,通過密碼器生成的“動(dòng)態(tài)密碼”及權(quán)限管理,最大限度保證帳戶安全,并且針對(duì)備份存儲(chǔ)的企業(yè)郵件進(jìn)行嚴(yán)格管理,郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)通過法律協(xié)議進(jìn)行保障,不經(jīng)企業(yè)允許,無法在歸檔系統(tǒng)中直接刪除。

在郵件歸檔功能上,通過雙服務(wù)器的運(yùn)行,使得歸檔服務(wù)器與郵件服務(wù)器獨(dú)立運(yùn)行,從而保證郵件歸檔的快速管理,而不受郵件收發(fā)的影響。

在郵件檢索方面,則根據(jù)檢索條件的不同進(jìn)行不同的技術(shù)參數(shù)調(diào)用,從而保證檢索操作的快速方便和檢索信息的快速生成。

 

選擇263企業(yè)郵箱歸檔,相對(duì)自建郵箱而言,在郵件技術(shù)和管理方面會(huì)更具專業(yè)性,通過專業(yè)服務(wù)的提供對(duì)于郵件的安全、使用性能等有較好的保障,在郵件存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)時(shí),不需要企業(yè)再進(jìn)行任何成本的付出,只需要通過支付一定服務(wù)費(fèi)用,就可以獲得專業(yè)的郵件存儲(chǔ)和備份,大大節(jié)省了企業(yè)進(jìn)行郵件存儲(chǔ)進(jìn)行的設(shè)備采購(gòu)、運(yùn)營(yíng)、管理和維護(hù)的周期和成本。

 

同時(shí),在技術(shù)故障突發(fā)時(shí),只需要根據(jù)服務(wù)承諾進(jìn)行監(jiān)督管理即可,也不需要花費(fèi)人力進(jìn)行故障排查和解決,一定程度提高了郵件存儲(chǔ)和管理效率,憑借自身的資質(zhì)和專業(yè)性保障,從而維持了郵件存儲(chǔ)備份的客觀、公開、公正,使得企業(yè)的郵件信息管理因此更具法律價(jià)值和效力。