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這8個超實用郵件技巧,你會嗎?

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無論是哪個行業(yè),只要邁入職場就一定離不開電子郵件的往來溝通。職場郵件,除了溝通工作,也是企業(yè)和員工職業(yè)形象的直接體現(xiàn)。

下面這8個郵件溝通Tips,幫你改進寫郵件啰嗦沒重點,用詞不嚴謹?shù)辱Υ茫环昼妼懗龅皿w的工作郵件。

 

①不是所有的溝通都需要發(fā)郵件

復雜的事情不要通過郵件討論,先開會,再用郵件發(fā)起會議記錄;有爭議的事不要在郵件中討論,容易引起不必要的誤會;簡單而重要的事馬上發(fā)郵件;重要事情的安排、結(jié)論,一定要發(fā)郵件、備忘、備查、提醒參與者;不重要的事情,不要發(fā)郵件,否則會顯得抓不住重點。

②工作郵件分四類

確認:口頭、電話、會議交流的事情,養(yǎng)成用郵件進行確認的習慣;

提需求:寫郵件給別人提需求,要把細節(jié)寫清楚,可量化,使對方明確該如何做;

反饋:收到需求郵件應盡快反饋,要表達清楚,確認收到需求,并告知工作計劃和后續(xù)成果;

通知:公司公告、假期安排通知等,此類郵件無需回復。

③正確處理發(fā)送地址

謹慎填寫收件人:一件事不要同時申請兩個領導批示;

恰當填寫抄送人:分清郵件主送人,不要忘記抄送上級領導;

密送:重要的、容易忘記的郵件,可密送自己,方便查看。

④郵件標題很重要

被多次轉(zhuǎn)發(fā)、回復的郵件,把標題中多次“re、fw”清理干凈,如事情難以用郵件解決,不如直接開會討論;如有需每日、每周發(fā)送的例行郵件,可用日期做標題開頭,方便日后檢索;避免出現(xiàn)口語化文字。

⑤正文內(nèi)容要注意

分情況填寫抬頭:發(fā)給公司內(nèi)部人,按內(nèi)部文化稱呼昵稱或職稱,發(fā)給外部公司,最好把級別寫明;

遵循金字塔原理:先說中心思想,再詳細闡述細節(jié),如內(nèi)容過多,可在正文簡單描述,再單獨寫個文件作為附件;

注意語氣:根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系等,選擇恰當語氣表述,多說“請、謝謝”,以表尊重。

⑥正文格式要注意

正文里每行字數(shù)不要過多;字體字號建議用小四(20號),字體用宋體,顏色用黑色,強調(diào)的關鍵詞用紅色,但紅色不能標注人名;多條內(nèi)容可用編號排列,以清新明確;郵件中慎用問號、感嘆號和表情。

⑦添加附件要注意

附件不要太大,附件少時不要打包,如果附件很多,必須打包時,在郵件正文里做對件說明:“的附件包括xxx,是對xxx的說明,請查收?!?/p>

⑧一定要知道的3個小技巧

按標題→正文→附件→收件人的順序編寫郵件,避免誤點導致錯誤郵件發(fā)送;郵件中含公司機密時,仔細檢查收件人;養(yǎng)成定期收郵件的習慣,重要緊急的2分鐘內(nèi)處理,重要不緊急的馬上給予回應,約定處理時間;其他事項標記待處理標簽,空閑時間集中處理。

 

當然,對于需要頻繁使用郵件溝通業(yè)務的企業(yè),員工的郵件規(guī)整得體,確實在溝通時起到事半功倍的效果。但僅憑這些是遠遠不夠的,郵件的順暢收發(fā),背后還需要企業(yè)選擇一款強大的企業(yè)郵箱系統(tǒng)來提供技術(shù)保障。

 

業(yè)務郵件大多涉及商務洽談、物料采買、產(chǎn)品交付及收付款等與企業(yè)營收有著密切聯(lián)系的內(nèi)容。海內(nèi)、外企業(yè)間的溝通,因跨境和時差等客觀原因,使用電子郵件進行商務交流最為便捷。而一旦電子郵件系統(tǒng)不穩(wěn)定或安全性無法保障,可能會影響損害企業(yè)信譽,進而導致直接或間接的利益損失。

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